YIM doet transport, montage en distributie door heel Nederland. Ook in het weekend, ook gekoeld. Een team van acht chauffeurs en monteurs dat overdag op de weg zit. Khalid stuurt alles aan, vanuit de bus en vanaf kantoor.
Een transportbedrijf van acht man heeft dezelfde ICT-vragen als een kantoor van veertig. Alleen heeft niemand er tijd voor. Chauffeurs werkten op hun eigen telefoon, met hun eigen mail. Adressen, ritgegevens en afleverfoto’s stonden verspreid over WhatsApp-groepen en losse toestellen. Ging er een telefoon kapot, dan was alles weg. Daarnaast was er geen goede website. Offerteaanvragen kwamen telefonisch binnen terwijl Khalid zelf reed, en bleven liggen tot ’s avonds. Terwijl in transport de snelste reageerder de klus krijgt. De uitdaging was dus groter dan een website bouwen. YIM moest gaan werken als één bedrijf, in plaats van acht losse telefoons.
Iedereen werkt nu vanuit één omgeving. Microsoft 365 met zakelijke mail per medewerker, een gedeelde planning en één plek voor ritdocumenten en afleverbewijzen. De chauffeurs hebben telefoons van de zaak, die we via Intune beheren. Een nieuwe medewerker is binnen een half uur klaar om te rijden. Vertrekt er iemand, dan is met één verzoek alle toegang dicht. En raakt er een telefoon kwijt, dan wissen we hem op afstand. De gegevens staan veilig in de cloud, met tweestapsverificatie op alle accounts. Daarnaast bouwden we een nieuwe website die direct laat zien wat YIM doet, waar ze rijden en dat weekend en gekoeld gewoon kan. Met een vacaturepagina, want goede chauffeurs vinden is net zo belangrijk als nieuwe klanten. Achter de website zit een systeem dat offerteaanvragen afhandelt. Het formulier vraagt meteen alles wat nodig is, en de aanvraag wordt automatisch omgezet in een conceptofferte. Aanvragen die per mail binnenkomen, leest AI uit en zet ze in hetzelfde overzicht. Khalid hoeft alleen nog op akkoord te drukken. Het resultaat is een bedrijf dat de hele dag onderweg is, en toch altijd online.
We zijn de hele dag onderweg en eigenlijk regelde niemand bij ons de ICT. Elke chauffeur werkte op z'n eigen telefoon met z'n eigen mail. Ging er een telefoon kapot, dan was alles weg: adressen, contacten, de foto's van wat we hadden afgeleverd. Daar dacht je gewoon niet over na, tot het een keer gebeurde. Update ICT heeft dat allemaal recht getrokken. Iedereen heeft nu een telefoon van de zaak waar alles op staat. Komt er een nieuwe chauffeur bij? Die is binnen een half uur klaar om te rijden. Gaat er iemand weg? Eén verzoekje en alles is dicht. En raakt er een telefoon kwijt, dan wissen ze hem op afstand en staat alles gewoon nog in de cloud. Ook onze hele website hebben ze gemaakt, met een systeem erachter voor de aanvragen. Vroeger moest ik bij elke aanvraag terugbellen om te vragen wat, waarheen en wanneer. Nu staat alles er meteen in, ligt er al een opzetje voor de offerte klaar en hoef ik alleen nog op akkoord te drukken. We hadden geen groot budget, maar we zijn echt super goed geholpen. De basis klopt nu helemaal.
We kijken graag met je mee naar je huidige ICT-omgeving en geven helder advies over verbetering en continuïteit.
