Plantjeaanhuis verkoopt kamerplanten, buitenplanten en potten, rechtstreeks vanaf de kweker. Ze leveren door heel Nederland en België en hebben meer dan tienduizend klanten geholpen. En de webshop groeit elk jaar door.
Groei is mooi. Tot je merkt dat je werkwijze niet meegroeit. Elke bestelling ging met de hand. Doorzetten naar de kweker, gegevens overnemen, track en trace terugsturen. Twee uur per ochtend, en elk overgetypt adres een kans op een fout. Bovendien waren de webshop en de mail alleen met een wachtwoord beveiligd, zonder back-up. Terwijl daar de hele omzet achter zit. We begonnen daarom niet met bouwen, maar met kijken. Een middag meelopen om te zien wat er per bestelling gebeurt. Daaruit bleek dat de shop zelf het probleem was: in de loop van de jaren gegroeid, maar niet gemaakt om aan andere systemen te koppelen.
We bouwden de webshop opnieuw. Rustiger in ontwerp, en zo ingericht dat alles goed koppelt. Daarna automatiseerden we de orderverwerking. Een bestelling gaat vanzelf door naar de kweker, de klant krijgt automatisch track en trace en de voorraad loopt mee. Waar een mens moet kijken, zoals bij een plant die beschadigd aankomt, hebben we het bewust zo gelaten. Voor de klantenservice richtten we Microsoft 365 in met een gedeelde mailbox. Vragen over bestellingen, retouren en schades komen op één plek binnen en worden automatisch gelabeld. De webshop, de mail en de betaalomgeving zijn beveiligd met tweestapsverificatie. Elke dag gaat er een back-up van de shop naar een aparte plek. Het resultaat: alleen nog controleren in plaats van twee uur overtikken. En een shop die kan groeien.
Ik begon elke dag met twee uur bestellingen overtikken. Dat hoorde er gewoon bij, dacht ik. Tot ik een keer een adres verkeerd overnam en een olijfboom van 1,80 meter bij de buren van de klant stond. Er kwam eerst iemand van Update ICT een middag kijken hoe ik werkte voordat er iets werd voorgesteld. Dat vond ik prettig, ze verkochten niet meteen iets. Daarna bleek dat mijn shop zelf het probleem was. Die was zo gegroeid dat je er niks aan kon koppelen, dus ze hebben de hele webshop opnieuw gebouwd. Nu loopt een bestelling vanzelf door naar de kweker en krijgt de klant z'n track en trace zonder dat ik iets doe. In het voorjaar merk je pas echt hoeveel het scheelt. En ik hoef me geen zorgen meer te maken over de beveiliging, er wordt elke dag een back-up gemaakt en niemand komt zomaar in de shop.
We kijken graag met je mee naar je huidige ICT-omgeving en geven helder advies over verbetering en continuïteit.
