Steeds meer MKB-bedrijven stappen over naar Microsoft 365. De reden is vaak dezelfde: medewerkers willen overal kunnen werken, bestanden moeten makkelijk toegankelijk zijn en bedrijven willen minder afhankelijk zijn van lokale servers en losse systemen.
Maar juist de overstap houdt ondernemers soms tegen. Wat gebeurt er met alle e-mails en bestanden? Kunnen medewerkers tijdens de migratie blijven werken? En hoe voorkom je dat belangrijke gegevens verloren gaan?
Een Microsoft 365-migratie hoeft geen ingewikkeld traject te zijn. Met een goede voorbereiding kun je de overstap gecontroleerd uitvoeren en de impact op je dagelijkse werkzaamheden zoveel mogelijk beperken. In deze blog leggen we uit hoe dat werkt.
Een belangrijke reden om over te stappen naar Microsoft 365 is flexibiliteit. Medewerkers kunnen op kantoor, thuis en onderweg vanuit dezelfde omgeving werken. E-mail, agenda’s, documenten en samenwerking komen daarbij steeds meer samen.
Daarnaast hoef je niet alles meer op een eigen lokale server te laten draaien. Gebruikers kunnen centraal worden beheerd en nieuwe medewerkers zijn makkelijker aan de juiste systemen en bestanden te koppelen.
Voor een groeiend MKB-bedrijf kan dat veel technisch beheer schelen. De overstap naar Microsoft 365 is daarom meestal geen doel op zich. Het gaat er vooral om dat medewerkers makkelijker, veiliger en efficiënter kunnen werken.
Wil je eerst meer weten over hoe zo’n werkomgeving eruitziet? Lees dan onze blog over de digitale werkplek voor MKB.
Bij een Microsoft 365-migratie verhuis je onderdelen van je huidige ICT-omgeving naar Microsoft 365. Wat er precies moet worden overgezet, verschilt per bedrijf.
Denk bijvoorbeeld aan:
Bestanden kunnen bijvoorbeeld worden ondergebracht in OneDrive en SharePoint. Welke inrichting het beste past, hangt af van de manier waarop medewerkers binnen je bedrijf samenwerken.
Een goede migratie begint daarom niet met het direct verplaatsen van bestanden. Eerst moet duidelijk zijn wat je nu gebruikt, wat mee moet en hoe de nieuwe omgeving moet worden ingericht.
Een goede Microsoft 365-overstap verloopt volgens een duidelijk plan. Zo verklein je de kans op verrassingen tijdens de migratie.
Eerst wordt gekeken naar de huidige ICT-omgeving. Welke gebruikers zijn er? Hoeveel mailboxen moeten worden meegenomen? Waar staan de bestanden? Zijn er gedeelde mappen, oude mailarchieven of programma’s die afhankelijk zijn van de huidige omgeving?
Dit is een belangrijke stap. Wanneer je vooraf iets over het hoofd ziet, kom je daar vaak pas tijdens of na de migratie achter.
Daarna wordt de nieuwe omgeving voorbereid. Gebruikers worden aangemaakt, licenties worden toegewezen en de juiste instellingen en toegangsrechten worden klaargezet.
Ook beveiliging hoort daarbij. Denk bijvoorbeeld aan meervoudige verificatie en het bepalen wie toegang krijgt tot welke gegevens.
Weet je nog niet welke licenties bij jouw organisatie passen? Lees dan onze blog Microsoft 365: welke licentie past bij jou?.
Vervolgens worden de gegevens naar de nieuwe omgeving overgezet. Denk aan mailboxen, agenda’s, contacten en bestanden.
Afhankelijk van de huidige situatie kan een deel van de data vooraf worden overgezet. Daardoor hoeft niet alles op het definitieve overstapmoment te gebeuren.
Tijdens deze stap wordt gecontroleerd of de gegevens correct meekomen en op de juiste plek terechtkomen.
Daarna volgt het moment waarop medewerkers daadwerkelijk vanuit de nieuwe omgeving gaan werken.
Dit moment wordt bij voorkeur zo gepland dat medewerkers er zo weinig mogelijk hinder van hebben. Afhankelijk van de situatie kan een deel van de werkzaamheden bijvoorbeeld buiten reguliere werktijden plaatsvinden.
Het doel is niet om te beloven dat een migratie altijd zonder enige onderbreking verloopt, maar om eventuele downtime zoveel mogelijk te beperken.
Na de overstap wordt gecontroleerd of alles goed werkt. Kunnen medewerkers bij hun e-mail? Zijn alle belangrijke bestanden beschikbaar? Werken de rechten zoals bedoeld?
Ook uitleg aan medewerkers is belangrijk. Een technisch geslaagde migratie kan alsnog voor frustratie zorgen wanneer niemand weet waar bestanden zijn opgeslagen of hoe de nieuwe werkwijze werkt.
Goede nazorg is daarom een vast onderdeel van een Microsoft 365-migratie.
Een van de grootste fouten is te snel beginnen zonder eerst de huidige omgeving goed in kaart te brengen. Daardoor kunnen bijvoorbeeld oude mailarchieven, gedeelde mailboxen of belangrijke bestanden worden vergeten.
Een andere fout is alleen naar de techniek kijken. Voor medewerkers verandert er soms ook iets in de manier waarop ze documenten opslaan, delen en terugvinden. Zonder duidelijke uitleg kan dat voor onnodige vragen en frustratie zorgen.
Ook de inrichting van de nieuwe omgeving verdient aandacht. Alles simpelweg naar Microsoft 365 verplaatsen zonder na te denken over gebruikersrechten, beveiliging en de structuur van bestanden lost bestaande problemen niet automatisch op.
Tot slot wordt het risico van zelf migreren soms onderschat. Zeker bij grotere hoeveelheden bedrijfsdata wil je vooraf weten hoe je handelt wanneer iets niet volgens plan verloopt.
Niet ieder bedrijf hoeft naar Microsoft 365 te migreren. Maar er zijn wel situaties waarin het interessant is om naar een overstap te kijken.
Bijvoorbeeld wanneer:
Herken je meerdere punten? Dan kan een Microsoft 365-overstap interessant zijn. Dat betekent niet automatisch dat je alles naar de cloud moet verplaatsen. Eerst moet worden gekeken welke oplossing bij jouw organisatie en manier van werken past.
Twijfel je nog over het verschil tussen verschillende manieren van online werken? Lees dan ook Online werkplek vs. digitale werkplek.
Technisch is het mogelijk om een Microsoft 365-migratie zelf uit te voeren. Bij een klein bedrijf met weinig gebruikers, een eenvoudige ICT-omgeving en voldoende technische kennis kan dat een optie zijn.
Naarmate er meer mailboxen, bestanden, gebruikers en gekoppelde systemen zijn, wordt een migratie complexer. Bovendien voeren de meeste MKB-bedrijven zo’n migratie maar één keer uit en ontbreekt daardoor de ervaring met uitzonderingen en problemen die onderweg kunnen ontstaan.
Door de Microsoft 365-migratie te laten begeleiden, houd je zelf de regie over wat er gebeurt, terwijl de technische uitvoering wordt verzorgd door iemand die vaker met dit soort overstappen werkt.
Dat is vergelijkbaar met andere onderdelen van ICT-beheer. In onze blog over systeembeheer uitbesteden voor MKB lees je meer over de afweging tussen zelf beheren en uitbesteden.
Wij begeleiden de overstap van begin tot eind. We beginnen met het inventariseren van de huidige situatie en bepalen samen wat moet worden meegenomen naar de nieuwe omgeving.
Vervolgens richten we Microsoft 365 in, bereiden we de migratie voor en plannen we het overstapmoment. Daarbij proberen we de impact op je dagelijkse werkzaamheden zo klein mogelijk te houden.
Na de migratie controleren we of de belangrijkste onderdelen correct zijn overgezet en helpen we medewerkers op weg in de nieuwe omgeving.
Daarbij kijken we niet alleen naar de migratie zelf. Microsoft 365 moet uiteindelijk aansluiten bij de manier waarop je organisatie werkt. Hoe we zo’n complete werkomgeving kunnen inrichten, lees je op onze pagina over de digitale werkplek.
Dat verschilt per organisatie. Het aantal gebruikers, de hoeveelheid data, de huidige ICT-omgeving en eventuele gekoppelde systemen bepalen hoeveel voorbereiding en migratiewerk nodig is. Na een inventarisatie kan daarom pas goed worden bepaald hoeveel tijd de overstap kost.
Het doel van een goede migratieplanning is om de impact op medewerkers zoveel mogelijk te beperken. Een deel van de migratie kan vooraf worden uitgevoerd en het definitieve overstapmoment kan waar mogelijk buiten drukke werktijden worden gepland.
Bij iedere migratie is het belangrijk om zorgvuldig met bedrijfsdata om te gaan. Daarom wordt vooraf geïnventariseerd welke gegevens moeten worden meegenomen en wordt na de migratie gecontroleerd of belangrijke data beschikbaar is. Een goede voorbereiding verkleint het risico dat gegevens worden vergeten of verloren gaan.
Dat hangt af van de programma’s, beveiligingsmogelijkheden en functionaliteiten die je bedrijf nodig heeft. Niet iedere medewerker heeft automatisch hetzelfde pakket nodig. In onze blog Microsoft 365: welke licentie past bij jou? leggen we de belangrijkste verschillen uit.
Een Microsoft 365-migratie hoeft geen ingewikkeld project te worden. Het belangrijkste is dat vooraf duidelijk is wat je wilt migreren, hoe de nieuwe omgeving wordt ingericht en wanneer de overstap plaatsvindt.
Met een goede voorbereiding kun je het risico op dataverlies beperken, downtime zoveel mogelijk voorkomen en medewerkers snel laten wennen aan de nieuwe omgeving. Daarna heb je een werkomgeving die makkelijker kan meegroeien met je bedrijf.
Denk je aan een Microsoft 365-overstap? Plan een vrijblijvende kennismaking en we bespreken hoe we de migratie voor jouw organisatie kunnen aanpakken.
Vraag een vrijblijvende kennismaking aan of laat ons adviseren welke trainingen bij jullie situatie passen.
