Microsoft 365 is voor de meeste bedrijven de basis van het dagelijkse werk: mail, documenten, samenwerken. Maar er zijn meerdere pakketten, en het verschil is niet altijd duidelijk. Betaal je te veel voor functies die je niet gebruikt? Of mis je juist beveiliging die je had moeten hebben? We leggen de pakketten uit en helpen je kiezen wat past bij jouw organisatie.
Veel MKB-bedrijven kiezen ooit een pakket en kijken er daarna nooit meer naar om. Het gevolg: je betaalt jarenlang voor functies die niemand gebruikt, of je zit op een instappakket terwijl je eigenlijk de beveiliging van een hoger pakket nodig hebt. Beide kosten geld, alleen op een andere manier. De juiste keuze maken is dus geen detail maar een directe besparing.
Voor zakelijk gebruik zijn er drie pakketten die voor het MKB relevant zijn. We houden het op hoofdlijnen, want de exacte inhoud verandert af en toe. Business Basic is het instappakket: online versies van de bekende programma’s, zakelijke mail, cloudopslag en Teams, maar zonder de programma’s om lokaal te installeren. Business Standard voegt die volledige, te installeren versies toe voor de meeste kantoormedewerkers het meest praktische pakket. Business Premium is het uitgebreidste MKB-pakket: bovenop alles van Standard krijg je flinke extra beveiliging en mogelijkheden om apparaten te beheren.
Werk je met een klein team van 5 tot 20 medewerkers, dan is Standard meestal de logische keuze: alle programma’s die je nodig hebt, zonder dat het ingewikkeld wordt. Werk je echt alleen online, dan kan Basic volstaan. Verwerk je gevoelige gegevens, kijk dan meteen naar Premium. Bij een groter team van 20 tot 100 medewerkers wordt beveiliging en beheer belangrijker: meer mensen betekent meer apparaten, meer toegang en meer risico. Premium is dan vaak de juiste basis, omdat je daarmee zowel goed werkt als goed beschermd bent zonder losse oplossingen aan elkaar te knopen.
Premium biedt bescherming die de andere pakketten missen: betere afweer tegen phishing en schadelijke bijlagen, en meer controle over je data. Met het oog op wetgeving als NIS2 en de toenemende digitale dreiging is dat voor veel bedrijven geen luxe meer. Daarnaast kun je met Premium laptops en telefoons centraal beheren. Raakt een apparaat kwijt, dan beveilig je het op afstand. Nieuwe medewerkers krijgen automatisch de juiste instellingen dat scheelt werk en sluit gaten die anders open blijven staan.
De eerste fout is te veel betalen: iedereen op het duurste pakket zetten omdat het makkelijk is, terwijl een deel van je team prima toe kan met minder. De tweede is het omgekeerde: kiezen voor het goedkoopste pakket en daarmee belangrijke beveiliging mislopen. Wat je bespaart op licenties, kan een veelvoud kosten bij een incident. En een sluipende kostenpost: licenties die doorlopen voor vertrokken medewerkers. Door per groep medewerkers te kijken wat nodig is en periodiek te controleren, betaal je gericht voor wie er werkt.
Wij kijken niet alleen welk pakket op papier het goedkoopst is, maar wat past bij hoe jouw mensen werken en wat je te beschermen hebt. Als erkend Microsoft Partner regelen we de licenties én het beheer, zodat je één aanspreekpunt hebt. Hoe we de werkomgeving inrichten lees je op onze pagina over de digitale werkplek, en hoe de beveiliging van Premium aansluit op de rest zie je bij cybersecurity.
De juiste Microsoft 365-licentie kiezen hoeft geen gok te zijn. Met een nuchtere blik op hoe je werkt en wat je nodig hebt, betaal je niet te veel én mis je geen beveiliging. Twijfel je, laat dan iemand met je meekijken voordat je verlengt.
Niet zeker welk pakket past? Plan een vrijblijvende kennismaking
Vraag een vrijblijvende kennismaking aan of laat ons adviseren welke trainingen bij jullie situatie passen.
